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如何编写工作联系单?

来源:中铁北京局安全质量交流平台 工程联系单:用于甲乙双方日常工作联系。供建设、监理(或设计)、施工单位等各个单位之间相互咨询或商议。例如:施工单位联系建设单位催要甲供材料。工程联…

来源:中铁北京局安全质量交流平台

工程联系单:用于甲乙双方日常工作联系。供建设、监理(或设计)、施工单位等各个单位之间相互咨询或商议。例如:施工单位联系建设单位催要甲供材料。工程联系单是用于联系工程技术手段处理,工程质量问题处理,设计变更等的函件,一般多见于施工单位出具联系单给建设单位或设计单位,建设单位也常常向设计单位出具联系单,收件单位均要依据具体情况予以答复。


联系单可以由一个单位发出给一个单位或多个单位一起商议确定处理某件问题。工作联系单是资料员在工作中经常遇到的,是我们施工过程中的应用最广的一种应用文,如何去写好一篇联系单。


我们在工程过程中通常会遇到需要进行书面文件沟通的时候,比如工作联系单,工程洽商,甚至设计变更等文件的书写,但通常时候并没有统一的模板,比如小编就见过各种各样奇葩的工作联系单、洽商等,结构混乱,内容表达模糊,或繁琐,或词不达意,有的甚至错别字横出!真是有种要掐死对方的感觉。那么如何快速编制一份表达清晰,内容明确,用词得体的书面函件呢?可以参照以下下几个步骤进行:


01

明确发函目的

任何书面形式的沟通,本质上是需要通过一种正式的途径来达成一种目的。所以,无论是联系单、洽商,还是设计变更,性质上基本可划分为通知、建议、联系。明确发函的目的,即需要达成的目的是通知、建议、还是就某件事进行一些联系。如有多个事件的话,首先明确主次关系及相关联程度,如事件无相关性的话,建议分开单独发函,这样便于接收者准确的明白该函件的主要内容及目的。避免出现多件事的目的不同,但同时出现在一份函件中,这种情况多发生在工程联系单中,通常工程联系单内容多为通知、建议或者就某件事的进程进行跟踪,故需在函件事项中首先明确联系事项及目的,便于接收者准确的进行信息的分类,同时可根据事件的重要程度及是否需要及时回复进行分级。

要发联系单,当然是事出有因。一个有说服力的原因,往往可以让你的联系单很快可以签批下来;一些常见事由如下,其它问题大家可以举一反三!

1、工期问题,由其它单位的配合不到位,影响到我们的施工进度;催促建设单位下令给其它单位或后期由此联系单作为工期延后的证明。

2、改换甲方指定材料品牌,如提定材料品牌在当地购买不到,要更换其它的品牌;

3、设计问题,如施工现场与施工图纸不吻合,需要甲方和设计院批示的情况;

4、工程变更问题,图纸变更后,用来和建设单位说明,增加工程量变更。


02

确定逻辑结构

明确了目的,然后需要明确怎么样来一步步的达成,即逻辑结构是什么。底层逻辑就像如果我们需要请一个人帮忙的话,总不能一上来就直接提要求,总是需要寒暄一下。同理,函件内容上面同样需要递进关系,即通过前因后果的方式来表达我们的目的。比如首先描述事情的基本情况,然后描述造成什么问题,最后提出相应的解决办法,这就是一个基本的逻辑结构。

如材料品牌变更,原已设计好的你为什么要变更;1、当地周边买不了外地购买成本太高,那就变更。2、如当地可以购买,你施工单位想从赚得更多利润又和建设单位有点猫腻,联系单只是要走过过场的话,那你就要列举要当前品牌和要更换品牌双方面优势,从而说明要更换。

我们资料员自己动手去写好的联系单,一定要给你的领导审批完才发出去。


03

合理组织语言

明确了逻辑结构后,我们需要组织语言,这里有三个地方需要特别注意:

1、使用书面的商务用语

通常在函件内容的收集过程中,材料的内容往往偏向于口语化,需要进行二次加工后才能进行输出,比如如“……早就报给了XXX,还没有回信……”等,可更换为“……已于XXXX年XX月XX日通过XX方式上报于XX负责,至今未收到相关答复……”。这样能够体现出自己对事件的重视,同时影响对方能够严肃、认真的对待。

2、明确事件的三要素(时间、地点、人物)

由于工程的过程是连续的长周期的事件,事件表达时需对本身的信息进行明确,即明确三要素,避免出现内容不完整导致重复发送函件的事件出现造成的影响,并且明确了事件的三要素以后,能够更加突出事件的重要性及唯一性,方便双方尽快就事件本身达成共识。

比如“……钢筋进场后,验收不合格,需要进行退场处理……”可以细化为“XXXX年XX月XX日XX牌钢筋运至加工厂后,经XX质检员检验后发现不满足XX要求,视为不合格品,需按照XX规定进行退场处理,并登记记录不合格品处理记录表……”

3、文字无歧义或其他不当用词

由于收发双方的关系、事件的分级情况不同,语言的组织方面需要考虑到双方的从属关系、内容的重要性等因素,比如施工单位向建设单位发函内容中一般有“恳请贵方领导予以重视!”,再比如描述事件的重要性时,可能只是影响了非关键线路,并不影响总进度及后续工序的开展,“XX程序流程的滞后已经严重影响施工进度……”就显得大题小做,且不便于双方进一步的沟通。


04

落实书面格式

最后一步需要将我们的所有内容整理成相应的文件格式,避免出现格式错误,一般情况下工程联系单、设计变更等有相对完善的资料系统,洽商、签证等往往无特定格式,故需提前与对方联系或按照以往形式结合自身情况进行编制,但无论任何格式的编制都应以能够方便双方交流及认可的基础上进行。同时参考商务信函的格式要求进行相应的再编辑,最后进行全面的检查,确定内容的格式、文字等能够突出目的,连贯性强。

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综上所述,一份好的商务联系函应该在内容、逻辑、格式上综合进行编制,确保能够很好地完成我们设定的目标,最终达成共识。

事实最好的说明就是现场相片或相关其它的证明文件,如有必要就在里面加入一些相片和相关证明。联系单的格式里面一般我们只看到只有一个单位签名意见,如果这联系要发多个单位时可以在里面加多几行添加多其他单位。如是多个单位的联系单,发出顺序首先要先经监理单位,那监理单位应排在前面、再到设计单位等建设单位要排在最后。咨询事议的联系单,一般情况下只需盖个项目章就可以了。如果是有关于工程变更及涉及钱的联系单,那你最好盖上公章给它。联系单要发给多少单位就要做多少份,资料送出,一定要做好签收的手续。并要做好跟踪落实,定期去回访下看他们签好名盖好章了没有。该改就改,不能一直拖着在那里。自己处理不了,该反映给领导知道就告诉他们,主要是说明你有做了这些事情。

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作者: ADIEU

奇点建筑学院【SINGULARITY-ARCH-COLLEGE】 不断追求行业培训深度,专注建筑人才培训,提升企业未来竞争力和生存力, 报读培训咨询电话135-1050-7671
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